Copilot for Microsoft 365: Tehokasta työskentelyä tekoälyn avulla
Microsoft toi syksyllä 2023 markkinoille uuden työkalunsa, Copilot for Microsoft 365:n. Tekoälysovellus integroituu saumattomasti Microsoftin tuotteisiin, ja tarjoaa apua lukuisiin työtehtäviin. Ennen hyppäämistä Copilotin kyytiin kannattaa kuitenkin varmistaa, että käyttö tapahtuu tietoturvallisesti ja että tiedonhallinnan käytänteet ovat taustalla kunnossa.
Miten Copilot for Microsoft 365 tehostaa työarkea?
Muistetaan ensinnäkin, että lisensoitu versio Copilotista työskentelee vain yrityksen omassa Microsoft 365 -ympäristössä ja hyödyntää sieltä saamaansa dataa – siltä osin kuin sillä on pääsy tietoihin. Saamansa tiedon avulla Copilot voi toimia apurina eri ohjelmissa esimerkiksi näin:
- Outlook: Copilot tekee yhteenvedon pitkistä viestiketjuista ja laatii sähköpostiviestit puolestasi.
- Word: Copilot tiivistää tekstiä ja luo uutta sisältöä sille jaetuista tekstitiedostoista.
- PowerPoint: Copilot rakentaa tekstitiedostosta ja kuvakirjastosta valmiin presentaation.
- Excel: Copilot auttaa analysoimaan Excel-tiedostoja ja luo lukujen pohjalta infografiikoita.
- Teams: Copilot vetää yhteen Teams-chattien keskusteluja ja tekee palaverimuistiinpanot kokoustallenteen tai -litteroinnin perusteella.
Copilotin tuottamaa sisältöä voi tietysti muokata ja jalostaa tarpeen mukaan. Lopputulokset ovat juuri niin hyviä kuin annetut lähtötiedot ja ohjeet.
Miten Copilot kannattaa ottaa käyttöön?
On tärkeää ymmärtää, ettei LLM-malli ole taikuri, vaan väline, jonka käyttö on tehokasta ja turvallista tiettyyn pisteeseen saakka. Tekoälyn vastaukset perustuvat dataan, mutta eri työkalujen välillä voi olla eroja siinä, mistä tämä data peräisin on.
Esimerkiksi ChatGPT käyttää kaikkea sille syötettyä tietoa, kun taas vaikkapa Azure Open AI ei tallenna sille syötettyä tietoa, vaan hyödyntää muiden mallien dataa. Tekoäly tai LLM-malli ei ole virheetön, sillä sen antamat vastaukset perustuvat sille syötettyyn dataan. Annettu tieto voi olla vanhentunutta tai virheellistä.
Tiedosta riskit, suojele liikesalaisuuksia
Jotta yrityksen tietokannassa puuhaavan tekoälyn käyttö olisi hallittua, Copilot for Microsoft 365:n käyttöönotto vaatii huolellista valmistelua. Kyse ei ole vain lisenssin hankinnasta vaan tiedonhallinnasta ja tiedonhallinnan käytänteiden määrittelystä. Siis työstä, joka on hyödyllisiä tehdä päätyi ostamaan lisenssit tai ei!
Elmon prosessi etenee neljässä vaiheessa:
1.
Yleinen valmistelu: Tässä vaiheessa määritetään, mitä Copilotin käyttöönotolla tavoitellaan, keille lisenssi hankitaan, miten uudet käyttäjät koulutetaan ja millä laitteilla ohjelmaa saa käyttää.
2.
Teknisen ympäristön valmistelu: Tässä kenties tärkeimmässä vaiheessa käydään läpi tiedonhallinnan käytäntöjä teknisestä näkökulmasta, esimerkiksi tiedon luokitteluun liittyviä asetuksia, käyttöoikeuksien kartoitusta ja datan arkistointikäytäntöjä. Lisäksi valmistellaan yrityksen PowerPoint-pohjat Copilot-yhteensopiviksi.
3.
Lisenssien hankinta ja aktivointi: Copilot-lisenssit voi hankkia suoraan Microsoftilta tai kumppanin kuten Elmon kautta. Elmon suosituksena on, että lisenssin pohjalla olisi Microsoft 365 Business Premium – tai Microsoft 365 E5 -lisenssi, mutta myös kevyemmillä lisensseillä Copilot on mahdollista ottaa käyttöön.
4.
Käytön seuranta ja kehitys: Copilotin hyötyjä on hyvä tarkastella ja käyttöä kehittää säännöllisesti. Laajennuksena voidaan luoda järjestelmäintegraatioita (esim. Salesforce) tai ottaa mukaan uusia käyttäjäryhmiä. Yrityksen kannattaa perustaa myös oma kanava kuten Teams tiedon ja käyttökokemusten jakoon.
Milloin Copilot kannattaa ottaa käyttöön?
Oman Copilot-matkan voi aloittaa vaikka saman tien tiedonhallinnan pohjatyön osalta. Lehden julkaisuajankohtana Copilotista on tullut myös suomen kieltä tukeva versio, mikä voi olla monelle käyttäjälle hyödyksi.
Elmon asiantuntijat ovat apuna ohjelman käyttöönoton arvioinnissa, tiedonhallinnan kehittämisessä, lisenssihankinnassa kuin käyttöönotossa.
Tule tutuksi myös ilmaisen Copilot chatin kanssa:
Microsoft 365:n peruslisensseihin kuuluu tekoälypohjainen chat-apuri osoitteessa copilot.microsoft.com. Chat tuottaa sisältönsä julkisen verkon datasta eikä sillä ole kytköstä yrityksen omaan työympäristöön. Chatia voi hyödyntää, jos haluaa esimerkiksi oppia uutta tai saada tietoa ja ideoita. Chatin tietosuojan kanssa kannattaa kuitenkin olla tarkka eikä syöttää ohjelmaan yrityksen omaa dataa.
Ollaan yhteydessä,
Elmo