Dokumentinhallinta
Dokumentinhallinta: Tehoa ja järjestystä tiedonhallintaan
Missä on asiakassopimus, jonka pitäisi olla allekirjoitettuna? Miten varmistaa, että käytössä on aina uusin versiota dokumenteista? Kuinka paljon aikaa kuluu dokumenttien etsimiseen? Miten suojaamme arkaluontoisia asiakirjoja?
Kaikki tämä liittyy dokumentinhallintaan, jonka synonyymejä ovat asiakirjanhallinta, informaationhallinta ja tiedonhallinta. Kyseessä on toimi, jolla organisaatioille ikävän tuttu asiakirjakaaos pyritään välttämään ja siten helpottamaan tiedon löytämistä.
Tutustu tarkemmin ja pyydä tarvittaessa lisätietoja tai tarjous. Myyntimme tavoitat täältä.
Miksi dokumentinhallinta?
Dokumentinhallinnan avulla asiakirjat ovat järjestelmällisesti luokiteltu, helposti löydettävissä ja tehokkaasti hallittavissa. Käyttäjillä on selkeä käsitys, mistä tiedot löytyvät, eikä niitä tarvitse etsiä useista eri sijainneista tai järjestelmistä. Tämä säästää merkittävästi työaikaa ja parantaa tuottavuutta – etenkin kun otetaan huomioon, että tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi.
Dokumentinhallinnan tekniikat
Elmo luottaa dokumentinhallinnassa Microsoft 365 -pilviteknologiaan, Teamsiin ja SharePoint Onlineen, joiden avulla pystymme luomaan ja luokittelemaan dokumentteja myös tekoälyavusteisesti.
Millaisia dokumentteja dokumentinhallinta koskee?
Dokumentinhallinnan projekteissa pyrimme alusta asti erottamaan toisistaan:
- asiakirjatyypit: esimerkiksi laatu-, tuote-, laite-, kunnossapito-, sopimus-, tarjous- ja hallintoasiakirjat
- keskeneräiset asiakirjat
- valmiit dokumentit sekä
- pitkäaikaissäilytyksen eli arkistoinnin.
Asiakirjoja ovat mm. sopimukset, laskut, henkilöstödokumentit, tekniset piirustukset, projektiraportit, ja markkinointimateriaalit. Lisäksi dokumentinhallinta voi käsittää kuvallista aineistoa, kuten valokuvia ja videoita, sekä digitaalista sisältöä, kuten ohjelmiston lähdekoodia. Tärkeintä on, että kaikki dokumentit tallennetaan turvallisesti ja että haku, versionhallinta ja käyttöoikeuksien hallinta on helppoa.
Mistä liikkeelle dokumentinhallinnassa?
Dokumentinhallinnassa lähdemme liikkeelle seuraavista vaiheista:
- Rajaaminen: Määrittelemme projektin laajuuden yhdessä asiakkaan kanssa, esimerkiksi käsitelläänkö vain tarjouksia ja sopimuksia vai koko levypalvelimien sisältö. Tämä tehdään yhteisessä työpajassa.
- Työryhmän kokoaminen: Määritämme projektin osapuolet ja nimeämme avainhenkilöt, joiden on oltava mukana muutoksessa.
- Määrittely: Listaamme tarvittavat toiminnallisuudet. Projekti voidaan aloittaa esimerkiksi prototyypin avulla.
- Siivoaminen: Vanhentuneita tiedostoja ei kannata siirtää. Määritämme, ketkä ottavat vastuun vanhojen tiedostojen poistamisesta ja autamme tarvittaessa siivotun sisällön siirrossa.
Vaiheistamme ja aikataulutamme dokumentinhallinnan teknisen toteutuksen ja tarvittaessa ohjeistuksen. Organisaatioissa luodaan päivittäin jopa satoja tiedostoja, joten yhteisiä ohjeita ja sääntöjä tarvitaan!
Dokumenttienhallintajärjestelmän ominaisuudet
SharePoint tarjoaa valikoiman ominaisuuksia, joita kehitetään jatkuvasti vastaamaan muuttuviin tarpeisiin. Avullamme organisaatiosi voi hyödyntää työkaluja tehokkaasti. Yleisesti käytettäviä ominaisuuksia ovat mm.:
- Metadatan lisääminen asiakirjoihin
- Versionhallinta pilvessä
- Luottamuksellisuus-luokittelut
- Asiakirjahallinnan automatisoinnit
- Sisällön hyväksynnän hallinta
- Käyttöoikeuksien hallinta
Elmolta saat apua dokumentinhallintaan. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista, eikä apumme rajoitu vain tekniseen toteutukseen: avustamme tarvittaessa myös tiedonohjauksen suunnittelussa. Järjestä organisaatiosi asiakirjat ja tehosta toimintaa – olemme täällä sinua varten.