Sopimusten hallinta
Sopimusten hallinta: Organisaation tärkeimmät dokumentit
Sopimukset ovat yksi organisaatioiden tärkeimmistä dokumenteista. Jos sopimukset ja niiden lukuisat liitteet ovat hujan hajan mapeissa, verkkolevyillä, sähköposteissa, järjestelmissä ja käyttäjien omissa kansioissa, menee organisaatiossa valtavasti aikaa sopimusten etsimiseen. Siten sopimushallinta käy haastavaksi – jollei jopa mahdottomaksi.
Organisaatioiden avuksi olisi lukuisia SharePointin tarjoamia ratkaisuja, joilla voidaan automatisoida ja helpottaa sopimusprosesseja. Tutustu tarkemmin alta ja pyydä tarvittaessa lisätietoja ja tarjous. Myyntimme tavoitat täältä.
Mitä on sopimushallinta?
Sopimushallinta on prosessi, joka kattaa sopimusten koko elinkaaren aina niiden luomisesta ja neuvottelusta hyväksyntään, tallennukseen, seurantaan ja lopulta sopimuksen päättämiseen. Sen tavoitteena on varmistaa, että sopimukset ovat helposti saatavilla, asianmukaisesti hallinnoituja, ja että niihin liittyviä ehtoja ja velvoitteita noudatetaan.
Mitä tapahtuu, jos sopimushallintaa ei ole?
Huolimaton sopimushallinta voi olla yritykselle kuluerä ja riski:
- Sopimusten katoaminen: Ilman keskitettyä hallintaa kadonneiden sopimusten etsimiseen, palauttamiseen ja hallintaan voi mennä valtavasti aikaa.
- Sopimusehtojen noudattamatta jättäminen: Tärkeät määräajat, kuten maksut tai toimitukset, voivat jäädä huomaamatta, mikä voi aiheuttaa taloudellisia menetyksiä tai juridisia riskejä.
- Huono näkyvyys ja seuranta: Yrityksen on vaikea seurata, mitä sopimuksia on voimassa ja mitkä ovat umpeutumassa.
- Lisääntynyt virheriski: Ilman systemaattista hallintaa sopimusten käsittelyyn liittyy suurempi virheriski, kuten päällekkäiset sopimukset tai unohtuneet muutokset.
- Heikko neuvotteluasema: Ilman tietoa olemassa olevista sopimuksista yritys voi jäädä heikompaan asemaan neuvotteluissa.
Sopimustyypit SharePointissa
Sähköinen sopimushallinta on osa dokumenttien hallintaa ja siten samat säännöt pätevät niin sopimuksiin kuin muihinkin dokumentteihin. Ennen sopimusten viemistä SharePointiin on tunnistettava eri sopimustyypit, joita ovat mm.
- Myyntisopimukset: Myynti- ja palvelusopimukset, tuotesopimukset ja niihin liittyvät yleiset sopimusehdot
- Ostosopimukset: Hankinnan sopimukset, ostot ja investoinnit, salassapitosopimukset
- Hallinnon sopimukset: Taloushallinnon, HR-palveluiden, kiinteistöjen tai IT-palveluntarjoajien sopimukset
Kun eri sopimustyypit on tunnistettu, jokaiselle sopimustyypille voidaan määrittää erikseen mm. hyväksymiskäytäntö, käyttöoikeudet, voimassaolo- ja säilytysajat sekä muut metatiedot.
Sopimusten metatiedot – siis mitkä?
Metatietojen avulla sopimuksille voidaan asettaa automatisoituja hälytyksiä: sopimuksen voimassaolon päättyessä esimerkiksi määrätylle vastuuhenkilölle, jakelulistalle tai Teams-tiimille lähtee automaattinen viesti aiheesta.
Näin yritys voi varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet, kuten sopimusten uusiminen, ehtojen neuvottelu tai vaihtoehtoisen toimittajan etsiminen, tehdään ajoissa. Sopimusten umpeutuminen ilman riittävää huomiointia voi johtaa liiketoiminnan keskeytymiseen, ylimääräisiin kustannuksiin tai jopa oikeudellisiin riskeihin.
Sopimusten hallintajärjestelmän ominaisuuksia
Pyrimme tekemään sopimusten hallinnasta ja seurannasta asiakasyrityksillemme vaivatonta. SharePoint tarjoaa monipuolisia ominaisuuksia, jotka helpottavat seurantaa, ja uusia toimintoja kehitetään jatkuvasti. Autamme löytämään parhaan ratkaisun yrityksenne tarpeisiin.
Hyödynnettäviä ominaisuuksia:
- Metadata: syötetyt metatiedot mahdollistavat sopimusten ajantasaisen seurannan ja hallinnan
- Versiohallinta: Versiohallinnalla ja -historialla varmistetaan, että sopimuksesta on aina saatavilla tuorein versio.
- Hyväksyntä: Sopimuksen sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla.
- Käyttöoikeudet: Sopimusten muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen.
- Luottamuksellisuus: Sopimuksille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokat kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen.
- Sähköinen allekirjoitus: Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus
- Automatisointi: Sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella
Sopimukset hallintaan Elmon avulla
Elmolta saat kokemusta ja ketteryyttä sopimushallintaan. Asiantuntijamme auttavat niin tavoitteiden määrittelyssä, teknisessä toteutuksessa kuin käyttöönoton harjoittelussa.
Pistetään yhdessä sopimushallintanne kuntoon ja tehostetaan työarkeanne. Tutustu myös muihin Elmon tiedonhallinnan palveluihin.