"Tämä on juuri sitä mitä haluan: en sitä, että olemme tässä hetkessä ajan tasalla vaan proaktiivisesti hereillä ICT:n kanssa."

”ICT-ulkoistus on pitkän matkan juoksu”

Fysioline on tunnettu kuntoutus- ja kuntosalilaitteistaan, Ice Power -brändistä sekä Minnea-lisäravinnesarjasta. Fressi herättää heti mielikuvan treenaavista ihmisistä kuntosaleilla ja ryhmäliikuntatunneilla. Mutta tiesitkö, että molemmat ovat osa 15 yrityksen kasvavaa Fysioline-ryhmää?

Yritysryppään ICT ulkoistettiin Elmolle keskellä monenlaista myllerrystä: oli korona, henkilöstömuutoksia ja iso ERP-projekti. Talousjohtaja Sisko Hiiri-Tiura kertoo, miten työstä selvittiin.

IT-asiantuntija löytyi paikallisesti ja sujahti osaksi tiimiä

Kaikki lähti liikkeelle 2019, kun Fysiolinen nelihenkisessä tietohallintotiimissä tapahtui muutoksia ja ICT:hen tarvittiin tuuraajaa. Käynnistääkö rekrytointi vai ostaako ICT-osaamista palveluna? Hiiri-Tiura päätyi jälkimmäiseen.

Tuttavani sanoi tietävänsä pari ketterää paikallista. Otin yhteyttä Elmoon, juttelimme, määritimme tarpeen – ja pätevä henkilö löytyi.

Yhteistyö käynnistyi nopeasti. Elmon asiakaskokemusarkkitehti eli AKA perusti toimistonsa Fysiolinen tiloihin ja tuli osaksi tiimiä. Päivittäisen ICT:n rinnalla aloitettiin myös järjestelmäuudistus, jossa niin toiminnanohjaus- kuin taloushallintajärjestelmät uusittiin.

ERP oli jäänyt liian pieniin vaatteisiin. Elmon tekijä oli todella sitoutunut järjestelmäosaaja, ja auttoi meitä viemään uudistusta eteenpäin, Hiiri-Tiura kehuu.

Palvelut laajenevat Service Deskiin ja yli

Yhteistyö syveni, kun Service Desk -palveluiden tarve alkoi näyttää ajankohtaiselta: Aamusta iltaan palvelevia Fressejä nousi ympäri Suomen ja palvelupyyntöjä ryhmätasolla tuli monesta suunnasta ja aiheesta.

Kun kumppanina oli jo täyden palvelun ICT-talo, oli luonteva laajentaa palveluita Elmon kanssa.

Kilpailutimme Service Deskin, mutta Elmolla oli jo kokemus IT-ympäristöstämme eikä siten ollut järkevä hajauttaa palveluita. Pikkuhiljaa kuvioon astui koko ICT:n ulkoistaminen, ja oma täysiaikainen IT-asiantuntijamme siirtyi Elmolle.

Palvelua tuli nyt yhdeltä luukulta ja leveillä hartioilla.

Toimiva yhteistyö tarvitsee kasvot

Aika ei ollut helppo ICT-ulkoistukselle ja Service Desk -palveluiden käynnistämiselle, sillä koronapandemia piti ihmiset etätöissä ja muutokset tiimissä aiheuttivat ajoittaista “rikkinäistä puhelinta”. Haltuunotto saatiin kuitenkin kuntoon vuoden 2021 aikana. Kuten Hiiri-Tiura toteaa: ulkoistus on pitkän matkan juoksu, eikä työhön lähdettykään sprinttaamaan.

Palvelukokemus parani kohisten ja yhteistyö sai uuden vaihteen, kun Elmon uuden AKA:n kanssa päästiin vihdoin takaisin kasvokkaiseen palveluun ja tiiviiseen toimintamalliin.

Sillä on iso merkitys, että ollaan ihmisinä tuttuja ja palvelulla on kasvot. Kun kumppani on luotettu, tunnettu ja tavoitettavissa ylimpiä päättäjiä myöten, toimintakulttuuri on myös hyvin sama kuin meillä Fysiolinella.

Dokumentointia, laiteuudistuksia ja pilvipalveluita

Kun vauhtiin päästiin, vauhtia myös lisättiin: Vain kahdessa vuodessa Fysiolinella on uusittu ja kehitetty ICT-infraa mittavasti. Laitteiden elinkaarenhallintaa, lisenssioptimointia, dokumentointia, tietoliikenneverkon modernisointia ja tietoturvaa on kehitetty kustannustehokkaasti. Tällä hetkellä on meneillään massiivinen valvontakamerahanke kaikkiin noin 60 Fressi-toimipaikkaan. Seuraavaksi viedään palvelimet pilveen.

Onko ICT:n ostaminen tuntunut haastavalta, kun oma tausta ei ole ICT:ssä ja käsissä on valtava ulkoistushanke?

Ei ollenkaan, sillä minä tunnen meidän liiketoiminnan ja kumppani ICT:n. ICT-asiantuntijan tehtävä on kertoa, mitä kannattaa tehdä ja miksi, Hiiri-Tiura sanoo.

Strateginen yhteistyö saa kasvaa

Yhteistyöhon on tullut myös strategisempi ulottuvuus, ja sen Hiiri-Tiura suo myös kasvavan.

Tämä on juuri sitä mitä haluan: en sitä, että olemme tässä hetkessä ajantasalla vaan proaktiivisesti hereillä ICT:n kanssa. Strateginen yhteityö tuo ideoita ja ajatuksia myös liiketoimintaamme.

Entä ICT-kulut: mitä niille on tapahtunut ICT-ulkoistuksen myötä?

Nyt kun olemme pitkän matkan juoksumme jonkinlaisessa maalissa, meillä on edellytykset lähteä seuraamaan ja optimoimaan kuluja. Olemme tehneet digiloikan, joka toki näkyy kustannuksissa, mutta olemme Elmon kanssa tehneet myös kulujen siivousta ja järkeistämistä.

Sisko Hiiri-Tiuran vinkit ICT-ulkoistukseen

1. Hanki kumppani, jolta saa kasvollista palvelua ja joka on tavoitettavissa.
2. Varmista, että kumppanilla on riittävät resurssit, jotta ICT ei ole liian harvojen käsissä.
3.  Edellytä aktiivisuutta! Ulkoistuskumppanin tehtävä on kehittää ICT:tä, ei vain tuottaa sitä.
4. Muista, että ICT-ulkoistus on lopulta pitkän matkan juoksu.

Tutustu asiakkaaseen