"“Kaikilla on erilainen suhde ICT:hen ja muutos vie juuri niin kauan, kuin kaikki ovat sopeutuneet."

Uusi ICT-arkkitehtuuri tekee arkkitehtitoimiston työnteosta tehokasta ja turvallista

Tieto lisää tuskaa, mutta muuttuu osaavissa käsissä toiminnaksi. Näin kävi Arkkitehtitoimisto Tähti-Set Oy:llä, kun Office Manager Karoliina Häkkinen astui taloon 2019. Hänen johdollaan tuolloinen, pienempää kokonaisuutta palvellut ICT-rakenne viritettiin uuteen uskoon ja ICT valjastettiin liiketoiminnan tueksi ja turvaksi. “Nyt voin nukkua paremmin”, Häkkinen sanoo.

Yllättävä kasvu yllätti myös ICT:n

Vuonna 1933 perustettu Tähti-Set Oy on kasvanut nykyisten osakkaiden käsissä merkittävästi: toiminta on laajentunut Tampereelta Helsinkiin, työpöydälle on saatu mittavia sairaalasuunnitteluprojekteja ja henkilöstömäärä tuplattiin vain muutamassa vuodessa.

Liiketoiminnan kasvussa ICT ei kuitenkaan ollut kasvanut laadullisesti ja määrällisesti mukana. Häkkinen näki riskit heti taloon tullessaan.

Meillä on Suomen suurimmat sairaalat käsissämme, ja siten myös valtavasti suojeltavaa dataa. Samaan aikaan henkilöstöä on aina Englannissa asti ja jokaiselle tulee varmistaa, että tarvittu tieto on saatavissa, sekä laitteet ja lisenssit kunnossa. Tätä kaikkea hoiti aiemmin yhden hengen IT-palveluntarjoaja.

Muutosta oli yritetty kertaalleen tehdä, mutta projekti meni niin pahasti karille, että se sai johdon varuilleen.

Valittu ICT-kumppani ei yksinkertaisesti kyennyt toimittamaan, mitä lupasi eikä täällä ollut ihmistä, joka olisi sanonut oikeat sanat. On vaikea tilata, kun ei osaa sanoa, mitä tarvitsee Häkkinen huomauttaa.

Tulkkina arkkitehtien ja IT:n välissä

Häkkinen kuitenkin puhui IT:tä. Hän tunnustautuu piilonörtiksi, joka on saanut verenperintönä kiinnostuksen teknologiaan, on opiskellut IT-alaa ja halusi viedä Tähti-Setin ICT-muutosta eteenpäin kädet savessa.

Ensimmäisten viikkojen aikana huomasin tarpeen intranetille. Meillä oli entuudestaan tietoliikenneyhteydet Elmolta, joten käännyin heidän puoleensa. Elmon kumppani Digikuulta löytyi sopiva verkkokurssi, jonka avulla opin valjastamaan SharePointin yrityksen käyttöön intranetin muodossa.

Kosketuspintaa Elmoon oli tullut myös johtamiskurssilta, jonne oli sattunut Elmon väkeä. Yhteisissä sparreissa kuva elmolaisista muodostui miellyttäväksi. Kun ICT-kilpailutukseen lopulta lähdettiin, oli Elmo selkeä valinta ulkoistuskumppaniksi.

Elmo oli ainoa, joka teki selväksi, että “me halutaan tehdä tämä teille!”. Kylmän ja koneistetun tarjonnan sijaan heillä oli ihmiset, joilla oli halu löytää meille paras ratkaisu. Heikki (Lampinen) mentaalikoutsasi lisäksi siihen, miten asiat avataan ymmärrettävästi johtoryhmälle.

Panos-tuotos punnitaan lukuisilla mittareilla

Itse ICT-ulkoistus käynnistettiin keväällä 2021 ja projekti valmistui samana syksynä. Mittavan uudistuksen aikana huolehdittiin, ettei arkkitehtityöhön tule kassaa syöviä katkoksia ja projekti on kaikilta osin huolella vaiheistettu.

Valtava työpanos kannatti. Vai kannattiko? Käyttökokemusta uudesta ICT-arkkitehtuurista on nyt takana reilu vuosi. Kuinka panos-tuotos –suhdetta tarkastellaan tänä päivänä?

Nousseita kustannuksia katsottiin alussa hiki hatussa, mutta sittemmin on hahmotettu kokonaiskuva työarjessa. Service Desk vapauttaa kapasiteettia itse työhön, liisattuun konekantaan on nopeampi saada päivityksiä ja automatisoinnit kuten käyttäjätunnusten hallinnointi tehostavat työtä.

Myös tietoturvalla on suora vaikutus liiketoimintaan, hyvässä ja pahassa: Pahimmillaan tietovuoto voi kaataa kokonaisen yrityksen; toisaalta korkean tietoturvan myötä Tähti-Set on nyt mukana kilpailutuksissa, joista se aiemmin jäi ulkopuolelle. ICT-ulkoistuksen rinnalla talolle hankittiin nimittäin alalla tärkeä RALA-sertifikaatti.

En muista uraltani vastaavaa urakkaa, mutta nyt voin ainakin nukkua paremmin, Häkkinen päättää.

Tutustu asiakkaaseen