"Konsultti auttoi näkemään metsän puilta."

Konsultti auttoi näkemään metsän puilta

Laania syntyi, kun Neova Oy:n puupolttoaineliiketoiminta ja L&T Biowatti Oy yhdistyivät. Uusi yhtiö tarvitsi kumppanin, jonka kanssa istuttaa toimiva ICT-arki 120 työntekijälle. Kilpailutuksen voitti Elmo. Laanian toimitusjohtaja Tomi Vartiamäki vie päätöksen taustoihin.

Fuusioissa on tyypillistä, että suuremman yhtiön ICT implementoidaan pienemmälle. Laanian tapauksessa kyse ei kuitenkaan ollut fuusiosta vaan täysin uudesta yhtiöstä: Lassila & Tikanojan puuliiketoiminta L&T Biowatti Oy irtautui kaupan yhteydessä emoyhtiöstään, joten ICT-maaperä tuli raivata uusiksi uudelle yhtiölle.

ICT-kilpailutukseen otettiin avuksi hankintakonsultti, sillä parhaan lopputuloksen varmistamiseksi projektiin haluttiin puolueeton asiantuntija. Jälkikäteen arvioituna päätös kannatti.

Kilpailutus

Konsulttiyritys Melkki auttoi Neovan ja L&T:n tekijöistä muodostettua työryhmää määrittämään ehdot ICT-kilpailutukselle. Keskeistä oli saada laitteet ja IT-infra samalta luukulta sekä löytää kumppani, jonka kanssa ICT-palveluita päästään tuottamaan pitkäjänteisesti. Short list koostui useasta palveluntarjoajasta. Ensimmäisen tarjouskierroksen jälkeen kandidaatit karsittiin kolmeen hyötysuhteeltaan parhaaseen ICT-taloon. Mistä erot talojen välillä löytyivät?

Palvelusisällöt olivat kaikilla hyvin samanlaiset. Laitteet, ICT-infran ja toimitusvarmuuden pystyivät tarjoamaan kaikki, mutta erot näkyivät haastattelukierroksella ja käyttöönottoprojektin hinnoittelussa, Vartiamäki avaa.

Haastatteluissa ICT-taloilta kysyttiin muun muassa, miten vanhat ICT-maailmat tuotaisiin uuteen malliin ja miten Viron työntekijöiden tuki taataan.

Elmo antoi vakuuttavimmat vastaukset, oli joustavin palveluiden muotoilussa ja tarjosi kustannuksiin ennustettavuutta. Osa tarjouksista ei kertonut, mitkä ovat kulut käyttöönoton jälkeen. Haimme monivuotista kumppanuutta, jolloin jatkuvat kulut oli tärkeä hahmottaa, Vartiamäki perustelee.

Toimeenpano

Sopimus Elmon kanssa tehtiin toukokuussa 2022, heti sen jälkeen, kun yritysjärjestely sai kilpailu- ja kuluttajaviraston hyväksynnän. Samalla elmolaisten kanssa sovittiin, että syyskuun tiimipäivässä Laaniaksi nimetyn yhtiön työntekijöille annettaisiin uudet laitteet – ja uusi ICT-arki saisi alkaa. “Kansi auki ja kirjautumaan”, kuten Vartiamäki kuvaa tavoitetilaa käyttöönoton helppoudesta.

Työryhmämme kokoontui Elmon kanssa viikoittain ja töitä tehtiin osin kesälomallakin. Eri teemojen asiantuntijat Elmolta vetivät omat palaverinsa ja kokonaisuus lähti rakentumaan pala palalta. Juoksutus meni kaikkineen todella hyvin, vaikka kyseessä oli todellinen virtuaaliprojekti: emme tavanneet kasvotusten kertaakaan, Vartiamäki naurahtaa.

Tiukan aikataulun paineissa helpotti ajatus, että mikäli eteneminen jäisi tavoitteesta, voitaisiin vanhoilla ICT-järjestelmillä jatkaa tarvittu
pätkä. Bisneskriittistä oli kuitenkin varmistaa, ettei uuden ICT:n käyttöönotto aiheuta katkoksia tai tietoturva-aukkoja.

Asiakkaitamme ovat muun muassa lämpövoimalat, jolloin riskinä on, että järjestelmien kaatuessa polttoaine jää toimittamatta ja kylä kylmenee. Siinä mielessä ICT on aina kriittinen. Toki myös helpottaa tekemistä, kun kaikki työntekijät saadaan samaan ICT-ympäristöön.

Lupaukset lunastettiin ja syyskuussa ICT-infra ja laitetoimitukset olivat valmiina.

Arki

Vartiamäki sanoo Elmon toimittaman ICT-kokonaisuuden osoittaneen käyttöönoton jälkeen toimivuutensa. Hiljaisuus kentällä on yleensä tyytyväisyyden merkki.

Loppukäyttäjien tyytyväisyyttä seurataan säännöllisillä NPS-kyselyillä ja Laanian ICT:n isoa kuvaa hoitaa nimetty Elmon asiakaskokemusarkkitehti. Arjen ICT-sankarit löytyvät Elmon eri osastoilta: heitä ovat Service Desk -asiantuntijat, logistiikkavastaavat, järjestelmäasiantuntijat, kehityspäälliköt, pilvipalvelu- ja ICT-asiantuntijat. L&T Biowatti Oy:n
riveissä ERP-vastaavana työskennellyt Toni Laine kasvatti projektin myötä omia siipiään ja on nyt Laanian ICT-päällikkö.

Seuraavaksi lähdemme kehittämään laitteiden tilauskanavaa ja käyttäjähallintaa, Vartiamäki kertoo seuraavista tavoitteista.

Tutustu asiakkaaseen