"Talouspäällikön näkökulmasta eurot ovat aina ratkaisevia, mutta investointeja on arvioitava useista näkökulmista."

Palvelunhallinta paransi työn sujuvuutta

Yrityksen käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet ja laitetilaukset voivat olla haastava hallita, jos organisaatiossa on paljon vaihtuvuutta, keikkatyötä tai sijaisia. Tämän oli huomannut ikäihmisten asumispalveluita, mielenterveys- sekä perhepalveluita tarjoava Treili.

Avuksi otettiin Elmon palvelunhallintajärjestelmä Efecte, jonka itsepalveluportaali räätälöitiin täysin Treilin tarpeisiin.

“Efectellä parempaa palvelunhallintaa”

Haastatteluhetkellä palvelunhallintajärjestelmä on ollut Treilin käytössä kolme kuukautta, ja talouspäällikkö Tarja Leppänen näkee jo nyt ratkaisun edut. Aiemmin 200 hengen organisaation tunnuksia, käyttöoikeuksia ja laitetilauksia hoiti usea ihminen; nyt itsepalveluportaali integroi, automatisoi ja digitalisoi kokonaisuutta.

Portaali on todella visuaalinen, selkeä ja käyttäjäystävällinen. Lomakenäkymä toimii ikään kuin muistilistana esimiehelle: kun uusi työntekijä tulee, järjestelmästä valitaan, mitä tunnuksia tälle tarvitaan. Palvelunhallinta helpottaa oleellisesti työvälineiden järjestelyä, Leppänen kiteyttää.

Järjestelmien integrointi tehostaa työnkulkua

Lokakuussa 2020 aloitettu projekti saatiin valmiiksi ja otettua käyttöön helmikuussa 2021. Projektista Elmolla vastasivat Tapani Mäkinen, Jukka Jokinen, Taina Tuomisto ja Saara Happo.

Treilin portaali on ehdottomasti tähänastisista toteutuksista haastavimpia työnkulkujen osalta, sillä liikkuvia osia on paljon. Se vaatii tarkkuutta myös jatkokehityksessä, sillä on huolella arvioitava, mikä muutos vaikuttaa mihinkin, Efecte-asiantuntija Saara Happo kuvailee.

Työnkulku tarkoittaa sen suunnittelua, mihin lomakkeella lähetetyt palvelupyynnöt ohjautuvat ja mitä tapahtuu seuraavaksi. 

Käyttöoikeustilauksista tehtiin osin roolipohjaisia, joten aluksi oli määriteltävä, keille oikeuksia tilataan ja mitä he tarvitsevat työnkuvansa puolesta. Osa tilauksista tulee Elmon service deskin käsiteltäväksi, osa jatkaa matkaa Elmon ulkopuolisille toimijoille, osa ohjataan suoraan Treilin ilmoittamille vastaanottajille. Kaikesta jää lokitieto Elmon Efecteen myöhempää raportointia varten, Happo kertoo.

Tähän saakka esimiehiltä saatu käyttäjäkokemus on ollut pelkästään positiivista ja kehitystä tehdään havaintojen pohjalta. Portaali tarjoaa lukuisia integrointimahdollisuuksia, ja niihin Leppänen suhtautuu uteliaan innokkaana.

Tulemme varmasti havaitsemaan yhä uusia ominaisuuksia, joista voisi olla meille hyötyä. Hetki meni nimittäin käsittäessä, kuinka monipuolinen ja räätälöitävä työkalu onkaan kyseessä. Jopa työvuorosuunnitteluohjelma, joka ei liity mitenkään Elmoon ja on aivan eri järjestelmätoimittajalta, on integroitu mukaan tunnusten tilauksen osalta, Leppänen kertoo.

 

Toimiva ICT on yksi tärkeimpiä investointeja

Talouspäällikön näkökulmasta eurot ovat aina ratkaisevia, mutta investointeja on arvioitava useista näkökulmista. ICT:n rooli kasvaa väistämättä kuluissa, kun liiketoiminta pyörii IT-infran ympärillä. Se on kuitenkin välttämätön työväline, jonka pitää toimia. Itse lähden ennakoivasta ajattelumallista, jossa ajansäästö ja työn sujuvoittaminen ovat oleellisia kriteereitä investointien arvioinnissa.

Millainen investointi palvelunhallinta on ollut?

Joka euron arvoinen. Lisäksi siinä ei ole isoja alkuinvestointeja, mikä madaltaa liikkeelle lähtöä. Meille järjestelmä on tärkeä ajansäästön lisäksi tietoturvan osalta, sillä meillä käsitellään erityistietoturvan piiriin kuuluvaa aineistoa.

Palvelunhallinta on osa Treilin ja Elmon yhteistyössä, joka on kasvanut vuosien myötä. Treilin ICT on ulkoistettu jo oikeastaan kokonaan Elmolle.

Meidän kokoiseen organisaatioon ei olisi kannattavaa palkata kokonaista IT-tiimiä ja toisaalta yksittäinen ICT-vastaava lisää helposti haavoittuvuutta. Näen merkittävän hyödyn siinä, että meillä on yksi ICT-kumppani, joka tuntee ja ymmärtää organisaatiomme erityispiirteet. Jos IT-palvelut olisi hajautettu, meillä pitäisi olla jonkun selvästi perillä kokonaisuudesta, Leppänen perustelee.

Elmolta Treili saa yli 50 ICT-asiantuntijan osaamisen, sen mukaan mikä milloinkin on tarpeellista. Esimerkiksi GDPR:n tullessa tietoturva-asiat otettiin laajemmin käsittelyyn; palvelunhallinta nousi esiin Elmon asiakasvastaava Tapani Mäkisen havainnosta.

Tapani oli huomannut, että tässä on asia, jota voitaisiin sujuvoittaa ja automatisoida ICT:llä ja esitti asian kuukausitapaamisessamme. Voimme luottaa siihen, että Elmo miettii kokonaisuuden meidän näkökulmasta. Jos toimintaympäristössämme tapahtuu muutoksia, ICT elää niiden mukana.

Palvelunhallintajärjestelmän edut lyhyesti:   

• Auttaa automatisoimaan työnkulkuja ja säästää aikaa  
• Helpottaa tilausten hallintaa 
• Tallentaa lokitiedot
• Mahdollistaa lukuisia järjestelmäintegraatioita 

Tutustu asiakkaaseen

Lue lisää Palvelunhallinnasta tai asiantuntijamme Saaran blogi