"Vakuuttavuus, palvelut ja hinnoittelu: kolme kertaa kyllä”

Vaadin valitsi vakaan ja vakuuttavan: ICT-ulkoistus Elmolle

Mikä Vaadin Oy?

Vaadin tarjoaa kehittäjille kattavat työkalut ensiluokkaisten liiketoimintasovellusten rakentamiseen. Yli 20 vuoden kokemukseen perustuen Vaadin on luonut kaksi avointa lähdekoodia hyödyntävää web-alustaa (Flow ja Hilla) sekä monipuolisen valikoiman moderneja käyttöliittymäkomponentteja, joita maailmanlaajuinen kehittäjäyhteisö aktiivisesti hyödyntää. Asiakkaamme ovat raportoineet saavuttaneensa jopa 46 % ajansäästön web-käyttöliittymien kehityksessä Vaadinin avulla verrattuna perinteisiin menetelmiin. Vaadin toimii kansainvälisesti, ja sen suurimpia vientialueita ovat Eurooppa ja Pohjois-Amerikka.

Haussa uusi ICT-kumppani

Toisinaan tie uuden ICT-kumppanin luo kulkee näin: Vaadinin kahdeksan vuotta palvellut ICT-talo suuntasi omaa liiketoimintaansa uudelleen, ja muutoksessa Service Desk -palvelusta haluttiin pikkuhiljaa luopua. Tuli aika hakea Vaadinin palvelukseen vaihtoehtoinen kumppani.

Vaadin käynnisti ICT-toimijoiden kartoituksen ja kilpailutuksen, jossa Service Deskin lisäksi haluttiin ulkoistaa laitteiden hankinta ja valvonta sekä järjestelmien käyttäjähallinta. Siten voimakkaasti ja kansainvälisesti kasvavan yrityksen työntekijöille olisi aina työasemat ja laitteet kunnossa eikä aikaa menisi raskaisiin onboard- tai offboard-vaiheisiin. Uudelta ICT-talolta toivottiin lisäksi laajaa palvelukattausta, jotta yhteistyö voisi tarvittaessa laajentua.

Vakuuttavuus, palvelut ja hinnoittelu: kolme kertaa “kyllä”

Elmo päätyi kilpailutettavien ICT-toimijoiden listalle, sillä nimi oli tuttu ja tarkempi katsaus yrityksen palveluihin, toimintatapoihin ja taustoihin vakuutti.

Elmon liikevaihto kertoi vakaudesta ja aika nopeasti vahvistui tunne, että toiminta on erittäin ammattimaista. Elmon suorittamat sertifikaatit lisäsivät vakuuttavuutta, sillä olimme myös itse käynnistämässä ISO/IEC 27001 -sertifiointia, projektia johtanut IT-johtaja Marko Tapaninaho kertoo.

Kun tarjoukset oli purettu ja haastattelukierrokset ehdokkaiden kanssa käyty, oli valinta selkeä: Elmossa yhdistyivät ICT-palveluiden ammattimaisuus ja kattavuus sekä sopiva hinnoittelu, jossa oli oikeassa suhteessa kiinteähintaisia ja erikseen tarjoutuvia palveluita. Siten ICT-kulujen budjetointi olisi ennakoitavissa.

Elmon yli 100 hengen asiantuntijajoukko olisi myös riittävän tukeva selkänoja kasvuyritykselle, jonka ICT-palvelut nojasivat aiemmin yhden henkilön varaan.

Vauhdikas siirto uudelle palveluntuottajalle vaatii myös asiakkaan aikaa

“Kyllä”-vastauksesta lähdettiin ripeästi yhteistyöhön, sillä aikaa asiakkuuden ja palveluiden siirtoon oli vain reilu kuukausi. Kun viereisellä raiteella kulki ISO-sertifiointiprosessi, päällä oli muutto uusiin toimitiloihin ja liiketoiminnan puolella oli uusia tuotelanseerauksia, oli Vaadinin raiteet tulessa.

Elmo onnistui käynnistämään palveluiden siirron ripeästi. Edelliseltä kumppanilta saatiin tarvittavia dokumentointeja, joskin niissä ilmeni puutteita. Hiljainen tieto oli tärkeää saada tallennettua, ja Elmolla tartuttiin tehtävään. Myös Vaadinilta vaadittiin kuitenkin aikaa ja panostusta aukkojen täydentämiseen.

Mitä tilanne opetti? Kuinka paljon ICT-ulkoistukseen ja kumppaninvaihtoon kannattaa varata aikaa?

Halusimme palveluntarjoajan, joka hoitaa yliheiton vanhan kumppanin kanssa, mutta jälkikäteen ajatellen olisimme voineet olla enemmän Elmon apuna ja aikatauluttaa projekteja limittäin, Tapaninaho tuumii nyt.

ICT-projektista AKA-aikakauteen

Yhteistä ICT-arkea on haastatteluhetkellä eletty reilu puoli vuotta. Kuten ICT-palveluissa yleensä, hiljaisuus kentällä on toimivuuden merkki. Elmo räätälöi Vaadinille onboard-paketin, jossa työntekijöille tarvitut laitteet valitaan ja tilataan kätevästi Elmon verkkokaupasta, ja uudelle työntekijälle käydään läpi IT-orientaatio.

Keväällä projektin jatkona käynnistettiin AKA- eli asiakaskokemusartikkitehti-palvelu, jonka myötä Vaadin saa Elmolta jatkuvaa tukea ICT-ympäristön kehittämiseen. Kehittäminen tarkoittaa sekä ICT-ympäristön täydentämistä, hallintaa että karsimista

Koen AKA-palvelun erittäin hyödylliseksi – ja uskon, että yhteisistä istunnoista on hyötyä myös Elmolle. Meillä on yhä käyttäjähallinnan siirtoja tehtävänä Elmolle, ja tätä työtä jatketaan. Halusimme myös rikkoa sähköpostiviestinnän kasvottomuutta ja esittäydyimme Vaadinin ja Elmon Service Desk -tiimien kesken. Tapaaminen vahvisti kaikille, että teemme töitä yhteisen päämäärän hyväksi, eikä tyhmiä kysymyksiä ole. Esittäytymisen ansiosta moni sai konkreettisemman käsityksen myös käyttäjähallinnan laajuudesta ja sen merkityksestä työn sujuvuudelle.

Markon vinkit ICT-ulkoistukseen:  

1. Arvioi ja määrittele lähtötilanne sekä tavoitteet palveluille

Arvioi IT-ympäristösi ennen ulkoistamista tai palveluntarjoajan vaihtoa. Määrittele odotukset, kuten laatu, toimitusaika ja muut kriteerit. Sopikaa mittarit suorituskyvyn seuraamiseen ja tavoitteiden toteutumisen varmistamiseksi. Hyvin asetetut tavoitteet ja mittarit auttavat arvioimaan ulkoistamisen onnistumista.

1. Ota huomioon tulevaisuuden tarpeet

Valitse kumppani, joka voi mukautua tulevaisuuden tarpeisiisi ja skaalata palveluitaan yrityksesi kasvun myötä. Joustavuus ja ennakointi auttavat välttämään haasteita ja varmistavat sujuvan yhteistyön pitkällä aikavälillä.

1. Selvitä kumppaniehdokkaan taustaa

Tarkista huolellisesti potentiaalisten kumppanin taustat ennen päätöstä. Arvioi heidän taloudellinen tilansa, referenssit ja kokemus vastaavien palveluiden tuottamisessa. Varmista myös, että tietoturva- ja tietosuojakäytännöt täyttävät yrityksesi ja lainsäädännön vaatimukset, suojaten arvokasta liiketoiminta- ja asiakasdataa.

Tutustu asiakkaaseen